Comment exporter la transcription d'une note vocale en document Word sur iPhone

Cette question se pose quand une transcription doit quitter l'app d'enregistrement pour devenir un vrai document : un rapport construit à partir d'un brouillon dicté, des notes de réunion destinées à des collègues qui travaillent sous Word, une transcription qu'un professeur demande de rendre avec le suivi des modifications disponible, ou simplement l'habitude de tout garder dans un seul format de document. Une app d'enregistrement ne va pas produire ce fichier directement — construire un export compatible Word représente beaucoup de travail d'ingénierie pour quelque chose que les apps de documents du téléphone savent déjà faire — mais y arriver est rapide une fois qu'on sait où se trouve l'étape en plus.

Ce qu'une app d'enregistrement exporte réellement

Un export de transcription est un fichier de mots ou de données, pas un document mis en forme. La plupart des apps, Voice Studio y compris, proposent du texte brut (.txt) ou des données structurées (.json), parce que c'est exactement ce qu'est une transcription : une suite de paroles reconnues. Aucun des deux ne porte de police, de titres ou de mise en page, parce que l'app n'a jamais eu tout cela au départ — elle a du texte, et un document Word est un contenant conçu pour quelque chose de plus riche que du texte.

C'est aussi pour cela que l'export PDF et Word est absent de la plupart des apps d'enregistrement, plutôt que simplement caché dans un menu que vous n'auriez pas trouvé. Bien produire l'un ou l'autre demande un moteur de mise en page : marges, sauts de page, en-têtes répétés, tout ce autour de quoi une app de documents est construite et qu'une app de transcription n'a pas. La réponse honnête n'est pas « on a oublié de l'ajouter », c'est « votre téléphone a déjà une app qui fait ça mieux que nous ne pourrions le faire ».

Partez du TXT exporté, pas du JSON

Si l'export vous laisse choisir, prenez le texte brut. Un TXT exporté, ce sont les phrases de la transcription, prêtes à être lues ou collées directement dans un document. Un JSON exporté prend les mêmes mots et les enveloppe dans des champs étiquetés — un champ titre, un champ date, un champ transcription —, ponctués pour qu'un programme les analyse, pas pour qu'une personne les colle. Ouvrir un JSON dans Word vous donne les accolades et les guillemets en même temps que les mots, exactement le fouillis que vous vouliez éviter. Le TXT est fait pour ça.

D'un TXT exporté à un document Word modifiable

Si Word pour iPhone est installé

Exportez la transcription en TXT et utilisez le menu de partage d'iOS pour l'ouvrir directement dans Word, ou enregistrez-la d'abord dans l'app Fichiers et utilisez « Ouvrir dans » depuis là. Word ouvre un fichier texte brut sans problème, et de là, « Enregistrer sous » vous permet de le stocker en véritable .docx — sur l'appareil, dans iCloud Drive, ou dans OneDrive si c'est là que vivent vos autres documents.

Si ce n'est pas le cas

Pages, l'app de documents d'Apple elle-même, ouvre le même fichier TXT de la même façon, et son menu d'export propose une option de format Word — un document entièrement construit dans Pages peut donc quand même repartir en .docx qui s'ouvre correctement dans Microsoft Word sur la machine de quelqu'un d'autre. Google Docs fait la même manœuvre dans l'autre sens : importez le fichier TXT, puis utilisez « Télécharger » et choisissez Microsoft Word dans la liste des formats.

Les trois chemins commencent de la même façon : sortir les mots de l'app d'enregistrement sous forme de fichier TXT, puis laisser une app de documents — pas l'enregistreur — les transformer en document Word.

Quelle mise en forme fait le trajet, et laquelle ne le fait pas

Un fichier TXT n'a ni gras, ni titres, ni choix de police, parce que le texte brut ne peut rien porter de tout ça — rien n'est perdu puisqu'il n'y avait rien à l'origine. Ce qu'il porte, ce sont les sauts de ligne, et l'export TXT de Voice Studio place le titre, la date, l'heure et le lieu de l'enregistrement sur leurs propres lignes au-dessus du texte de la transcription, si bien que le document obtenu s'identifie lui-même avant même que vous ayez ajouté un seul titre à la main.

Une fois le texte dans Word ou Pages, vous pouvez rajouter tout ce que le texte brut ne peut pas porter : un titre pour la ligne du titre, des sauts de paragraphe là où la transcription s'étire trop en un seul bloc, des sauts de page placés là où ils ont du sens, l'en-tête de votre organisation. Ce travail se fait dans l'app de documents, volontairement, une fois que les mots sont déjà arrivés à bon port — cinq minutes, pas une fonctionnalité manquante.

Corrigez la transcription avant qu'elle ne devienne un document

Corriger un nom ou un terme technique mal transcrit est une retouche rapide tant que le texte est encore dans l'app d'enregistrement, avec l'audio original juste à côté pour vérifier. Une fois ce même texte collé dans Word et transmis à quelqu'un, chaque copie de cette erreur vit désormais quelque part que vous ne pouvez plus atteindre. Lisez la transcription une fois, à vitesse normale, avant de l'exporter : la reconnaissance vocale abîme fiablement les noms, le jargon et tout ce qui est dit rapidement, et ce sont exactement les mots qui comptent le plus une fois que la transcription est un document avec votre nom dessus.

Comment cela se passe dans Voice Studio

Voice Studio exporte une transcription en TXT ou en JSON depuis n'importe quel enregistrement, ou vous laisse la copier et partager le texte brut directement via le menu de partage — il n'y a pas d'export .docx, et aucun des trois formats qui n'existent pas (PDF, Word, SRT/VTT) n'est un format que nous laissons entendre comme à venir. Le TXT exporté est celui conçu pour ça : titre, date, heure et lieu au-dessus des mots, prêt à ouvrir dans Word, Pages, Google Docs ou toute app qui lit du texte brut, sans compte ni serveur impliqué à aucun moment du trajet.

Questions fréquentes

Puis-je exporter la transcription d'une note vocale directement en fichier .docx ?

Aucune app d'enregistrement ne le fait, Voice Studio y compris — les options d'export sont le texte brut (TXT) et les données structurées (JSON). Arriver à un document Word demande une étape en plus : exportez en TXT, puis ouvrez ou collez ce fichier dans Word, Pages ou Google Docs et enregistrez-le au format Word depuis là.

Dois-je partir du TXT exporté ou du JSON exporté ?

Du TXT. Ce sont des phrases simples prêtes à coller ou à ouvrir directement. Le JSON enveloppe les mêmes mots dans des champs étiquetés destinés à un programme, ce qui donne du fouillis — accolades et guillemets — si vous l'ouvrez directement dans une app de documents.

La transcription garde-t-elle une mise en forme une fois dans Word ?

Seulement ce qu'un fichier texte brut peut porter, c'est-à-dire les sauts de ligne. L'export TXT de Voice Studio place le titre, la date, l'heure et le lieu sur leurs propres lignes au-dessus de la transcription, mais les titres, le gras et les sauts de page ne font pas partie d'un fichier texte — ajoutez-les dans Word ou Pages une fois le texte arrivé.

Vaut-il mieux corriger les erreurs de la transcription avant ou après en avoir fait un document Word ?

Avant. Une fois le texte collé dans un document et envoyé, chaque copie porte la même erreur. La corriger d'abord dans l'app d'enregistrement, avec l'audio original disponible pour vérifier, est plus rapide et ne se fait qu'une seule fois.