Comment organiser ses mémos vocaux sans dossiers sur iPhone

Les dossiers semblent être la façon évidente d'organiser quoi que ce soit sur un téléphone, surtout parce que l'app Fichiers nous y a habitués. Un dossier pour le travail, un pour le personnel, un pour le projet du mois. Cela fonctionne très bien jusqu'au jour où un enregistrement appartient à deux de ces catégories à la fois, ou jusqu'au moment où, dans un endroit bruyant, il faut décider dans quel dossier le ranger avant même d'avoir dit un mot dedans.

Le problème des dossiers au moment même où l'on enregistre

Un dossier réclame une décision immédiate, précisément au moment où l'on a le moins d'attention à y consacrer. Vous venez de penser à quelque chose qui vaut la peine d'être capturé — un nom que quelqu'un a mentionné, une idée de chanson, une phrase pour la réunion du lendemain — et l'app demande où le ranger avant même que vous ayez dit quoi que ce soit. Se tromper ne fait pas disparaître l'enregistrement, mais il finit dans un endroit où l'on ne pensera pas à chercher, ce qui revient presque au même la prochaine fois qu'on en a besoin.

L'autre problème est structurel, pas seulement ponctuel : un dossier ne peut contenir quelque chose qu'à un seul endroit. Un enregistrement d'un entretien professionnel qui sert aussi d'exemple pour une formation appartient à deux catégories qu'une arborescence de dossiers ne peut pas représenter en même temps — l'une des deux passe forcément à la trappe.

Ce qui remplace réellement les dossiers

Chaque enregistrement est horodaté et localisé automatiquement, sans rien à nommer ni à classer au moment de l'enregistrement. Cela seul couvre déjà une bonne partie de ce que l'on cherche vraiment ensuite : "ce que j'ai enregistré mardi dernier" ou "ce que j'ai dit en sortant de ce bâtiment" est une question de quand et d'où, pas de quel dossier — et elle trouve sa réponse sans que vous ayez rien fait sur le moment.

Au-dessus de cette couche automatique, il y a des étiquettes, des favoris et cinq humeurs que l'on peut ajouter si on le souhaite, et rien n'oblige à en utiliser un seul. Un enregistrement sans étiquette, sans favori et sans humeur reste parfaitement organisé grâce à l'heure et au lieu qu'il porte déjà ; la couche supplémentaire existe pour les cas où cela ne suffit pas.

Parcourir plutôt que chercher, et où l'humeur intervient vraiment

Ce sont deux outils différents pour deux problèmes différents. La recherche est un champ de texte : on tape un mot et il est comparé au titre, à la transcription et au nom de lieu associé à l'enregistrement. Parcourir, c'est filtrer selon une dimension plutôt que taper quoi que ce soit — par lieu, par calendrier, par favori ou par étiquette — chacune réduisant la bibliothèque sans qu'il faille se souvenir d'un seul mot prononcé.

L'humeur se situe un peu à part des deux. Ce n'est pas l'une des façons de parcourir ou de filtrer la bibliothèque, contrairement au lieu, au calendrier, au favori et à l'étiquette. Attribuer une humeur à un enregistrement alimente plutôt une répartition des humeurs que l'on retrouve ensuite sur l'écran des statistiques — une tendance dans le temps, pas un filtre pour retrouver un enregistrement précis maintenant.

Quand étiqueter ou mettre en favori vaut vraiment les dix secondes

Une étiquette se justifie surtout quand un horodatage ne peut rien y faire : une catégorie récurrente qui apparaît à des moments et des endroits aléatoires, comme des idées de chansons ou des noms de clients, sans aucune date ni lieu commun qui les relie. Une étiquette permet de retrouver "toutes les idées de chansons jamais enregistrées" en une seule recherche, aussi dispersées soient-elles dans le temps.

Le favori est un outil différent — plus proche d'une liste provisoire que d'un classement permanent. Mettre en favori la poignée d'enregistrements dont il faut vraiment s'occuper cette semaine, puis retirer le favori une fois la tâche faite, est une habitude plus légère que de décider d'une catégorie permanente pour quelque chose qui n'aura plus d'importance dans un mois.

Aucun des deux n'est indispensable pour que la bibliothèque reste utile. Sans jamais étiqueter ni mettre en favori, il reste l'heure, le lieu, le titre et le texte de la transcription pour chercher et parcourir ; la couche facultative sert à ajouter de la précision, pas à faire tenir tout le système.

Ce que devient cette organisation à l'export

C'est un point à connaître avant de compter sur les étiquettes ou l'humeur pour quoi que ce soit qui doit durer en dehors de l'app. Un export en texte brut place le titre, la date, l'heure et le lieu en lignes au-dessus de la transcription — exactement ce que l'horodatage automatique avait donné à l'enregistrement au départ. Un export en JSON conserve ces mêmes champs et garde en plus la durée, l'humeur et les étiquettes comme entrées distinctes. Si l'étiquette ou l'humeur que vous avez attribuée compte vraiment pour vous par la suite, exportez en JSON : la version texte brut laisse cette couche de côté sans prévenir, parce qu'elle est faite pour se lire comme des phrases, pas pour conserver chaque champ que porte un enregistrement.

Comment Voice Studio gère cela

Il n'y a aucun dossier dans Voice Studio. Chaque enregistrement est horodaté et localisé automatiquement, et les étiquettes, les favoris et les cinq humeurs sont là pour être ajoutés si on le souhaite, sans coût et sans rien de bloqué derrière : l'enregistrement, la transcription, les repères, la recherche, les statistiques et l'export sont tous dans la version gratuite. La bibliothèque se cherche par titres, transcriptions et noms de lieux, ou se parcourt par lieu, par calendrier, par favori ou par étiquette, et se trie par plus récent, par durée ou par nombre de mots. Rien de tout cela n'exige de décider d'un système de classement avant même d'avoir fini d'enregistrer.

Questions fréquentes

Voice Studio a-t-il des dossiers pour organiser les enregistrements ?

Non. Chaque enregistrement est horodaté et localisé automatiquement, et on peut y ajouter des étiquettes, un favori ou une humeur. La bibliothèque se cherche et se parcourt, elle ne se classe pas.

Le champ de recherche trouve-t-il des enregistrements par leur étiquette ou leur humeur ?

Non. La recherche compare du texte dans les titres, les transcriptions et les noms de lieux. Les étiquettes, les favoris et le calendrier sont des façons distinctes de parcourir et de filtrer la bibliothèque, pas des éléments que le champ de recherche compare lui-même.

Les étiquettes et l'humeur survivent-elles à l'export d'une transcription ?

Cela dépend du format. Un export en JSON conserve la durée, l'humeur et les étiquettes comme champs distincts, en plus du titre, de la date, de l'heure et du lieu. Un export en texte brut place le titre, la date, l'heure et le lieu au-dessus de la transcription, mais pas les étiquettes ni l'humeur.

Faut-il étiqueter ou mettre en favori ses enregistrements pour que la bibliothèque reste utile ?

Non. Chaque enregistrement porte déjà un horodatage et une localisation automatiques, suffisants à eux seuls pour chercher et parcourir. Les étiquettes, les favoris et l'humeur servent aux cas que cet horodatage ne couvre pas, ce n'est pas un système à entretenir.